Timing-Schnellanleitung: In 10 einfachen Schritten zur erfolgreichen Zeiterfassung
Timing ist eine der umfangreichsten Zeiterfassungs-Apps, die es für den Mac gibt. Das heißt aber nicht, dass Timing auch kompliziert sein muss – folgen Sie einfach dieser Anleitung und in nullkommanichts erfassen Sie Ihre Arbeitszeit wie ein Profi!
Uns bei Timing ist es sehr wichtig, Ihnen Zeit zu sparen. Daher haben wir diese Anleitung möglichst kurz gehalten, mit optionalen Links zu Seiten, die mehr in die Tiefe gehen.
Und wenn Sie Timing lieber nebenbei kennenlernen möchten: Wir haben auch einen Audio-Überblick über Timing erstellt, den Sie beim Spülen oder Gassi gehen anhören können. Dieser Überblick ist zwar KI-generiert und auf Englisch, gibt Ihnen aber einen guten Einblick über die Funktionsweise und wichtigsten Features von Timing:
Inhaltsverzeichnis
Bevor es losgeht
Bevor wir jede Lektion im Detail behandeln, sollten wir uns kurz die Zeit nehmen, um die Grundlage zu verstehen, auf der Timing Ihre Zeiterfassung erleichtern wird:
- Timing läuft im Hintergrund und erfasst automatisch die Zeit, die Sie in Apps, Dokumenten und Webseiten verbringen.
- Sie kategorisieren diese Zeiten per Drag & Drop und erstellen dabei Regeln mit gedrückter ⌥-Taste.
- Um die verbleibenden 20% abzudecken, deren Kategorisierung am meisten Arbeit erfordert, erstellen Sie einfach manuelle Tätigkeiten über die Zeitleiste. Damit decken Sie große Zeitspannen in Windeseile ab.
Befolgen Sie diese Schritte für ein paar Tage, und Sie werden sehen, wie viel Zeit Sie dadurch sparen. Im folgenden englischsprachigen Video wird dieser Workflow demonstriert:
Je mehr Regeln Sie durch Ziehen mit gedrückter ⌥-Taste erstellen, desto weniger Zeit werden Sie mit der manuellen Kategorisierung verbringen. Und anstatt jede einzelne Aktivität von Hand zu kategorisieren, weisen Sie einfach große Blöcke Zeit auf einmal über die Zeitleiste zu. Dazu später mehr.
Mit diesem Vorwort können wir nun endlich loslegen!
Schritt 1: Ein Projekt erstellen, um Zeiten zu kategorisieren
Selbst wenn Sie nie ein Projekt erstellen, erfasst Timing automatisch, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Aber mit nur ein wenig Kategorisierung können wir diese Daten gleich noch viel wertvoller machen.
Dazu starten Sie als erstes die Timing-App. Anschließend erstellen Sie ein Projekt durch Klick auf die '+'-Taste in der Projektliste:
Sie haben unter anderem die Möglichkeit, Timing automatisch zu dem Projekt gehörige Aktivitäten diesem Projekt zuweisen zu lassen. Dazu später mehr. Geben Sie fürs Erste einfach einen Projekt-Titel ein und klicken auf "Projekt erstellen".
Ein Tipp zum Aufbau Ihrer Projektstruktur: Fangen Sie lieber mit wenigen "groben" Projekten an, statt gleich viele kleinteilige Projekte zu erstellen. Wenn Sie mit zu vielen Projekten beginnen, könnten sich diese überlappen. Dies kann zu Verwirrung darüber führen, welche Aktivitäten wohin gehören, was inkonsistente Projektzuweisungen zur Folge hat.
Falls Sie jetzt schon mehr über all die aufregenden Möglichkeiten, die Projekte bieten, erfahren möchten, empfehlen wir dazu folgenden Artikel in unserer Dokumentation:
Schritt 2: Dem Projekt Zeiten zuweisen
Super! Wir können jetzt dem neuen Projekt Zeiten zuweisen. Stellen Sie dazu sicher, dass in der Seitenleiste die "Aktivitäten"-Ansicht ausgewählt ist. In dieser Ansicht sehen Sie eine gruppierte Liste mit allen Dingen, an denen Sie gearbeitet haben:
Um jetzt tatsächlich Zeiten zuzuweisen, ziehen Sie diese einfach von der Aktivitäts-Liste auf ein Projekt:
Achten Sie darauf, wie sich die "Zeit-Pillen" in der Seitenleiste verändern, um der neuen Zuordnung Rechnung zu tragen.
Noch ein zusätzlicher Tipp: Wenn Sie die ⌥-Taste beim Ziehen gedrückt halten, erstellt Timing automatisch eine Regel, die diese Zuordnung in Zukunft automatisch vornimmt.
Schritt 3: Regeln erstellen
Das Zuweisen von Zeiten mittels Drag-and-Drop haben wir bereits besprochen. Wenn Sie jeden Tag die gleichen Arten von Aktivitäten auf Ihre Projekte ziehen müssten, würde das allerdings ziemlich schnell langweilig werden.
Die Lösung für dieses Problem sind Regeln, die wir im vorherigen Schritt bereits kurz erwähnt hatten. Diese sind aber so wichtig, dass wir sie hier noch einmal separat behandeln: Mit nur ein paar Regeln können Sie 80-90% der Zeit für das Zuordnen von Aktivitäten einsparen.
Wenn Sie die ⌥-Taste beim Ziehen einer Aktivität auf ein Projekt gedrückt halten, wird Timing automatisch alle zukünftigen Aktivitäten dieses Typs auch diesem Projekt zuweisen.
Timing erlaubt es Ihnen auch, manuell noch feinere Regeln zu erstellen. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserer Dokumentation:
Schritt 4: Tätigkeiten erstellen
Mit Sicherheit verrichten Sie nicht all Ihre Arbeit vor dem Mac. Diese können Sie in Timing mit sogenannten Tätigkeiten (d.h. manuellen Zeit-Einträgen) erfassen.
Um Ihre erste Tätigkeit zu erfassen, rufen Sie die "Aktivitäten"-Ansicht auf. In der Zeitleiste finden Sie diverse bunte Blöcke mit '+'-Symbolen; dies sind Vorschläge zum Erstellen von Tätigkeiten, die Timing automatisch für Sie generiert. Dazu erkennt es Blöcke von Zeiten, die zum gleichen Projekt gehören. Und wenn Sie die KI-Zusammenfassungs-Funktion aktiviert haben, generiert Timing sogar eine kurze Zusammenfassung dessen, was Sie in dieser Zeit gemacht haben.
Klicken Sie einen dieser Blöcke an, beschreiben Sie was Sie gemacht haben, und klicken Sie anschließend auf "Tätigkeit hinzufügen":
Mit der Zeit lernt Timing, welche Tätigkeiten Sie häufig erfassen und schlägt diese automatisch vor. Und je mehr App-Nutzung Sie Projekten zuordnen, desto besser werden die Block-Vorschläge von Timing.
Weil Tätigkeiten so wichtig sind, können diese auf diverse Arten erstellt werden. Auf diese Weise können Sie immer die gerade für die Situation passendste Methode wählen:
Schritt 5: Einen Timer starten
Wenn Sie bereits wissen, woran Sie gleich arbeiten werden, können Sie sich auf diese Tätigkeit festlegen, indem Sie einen Timer starten. Dies kann helfen, sich auf das aktuelle Ziel zu konzentrieren und Ablenkungen auszublenden.
Klicken Sie auf das Timing-Symbol in Ihrer Menüleiste und dann auf "Tätigkeit beginnen…":
Alternativ können Sie dazu auch einfach die Werkzeugleiste der Timing-App verwenden:
Wenn Sie auf diese Weise einen Timer starten, fragt Timing Sie nach ein paar Details und weist solange alle folgenden Aktivitäten automatisch der entsprechenden Tätigkeit zu, bis Sie den Timer stoppen. Timing fragt außerdem in regelmäßigen Abständen nach, ob Sie weiterhin an der entsprechenden Tätigkeit arbeiten.
Um Zeit zu sparen, können Sie einen neuen Timer auch direkt über das Tastenkürzel ⌃⌥⌘T starten.
Zusätzlich bietet die Timing-Menü-Anwendung die Möglichkeit, Timer für die zuletzt verwendeten Tätigkeiten zu starten.
Schritt 6: Den Kalender verbinden
Timing kann Termine aus Ihrem Kalender direkt auf der Zeitleiste einblenden und Tätigkeiten für diese erstellen.
Damit können Sie sicherstellen, dass alle Besprechungen erfasst und auch abgerechnet werden; keine wird vergessen.
Um die Kalender-Integration einzurichten, klicken Sie auf diesen Link und gewähren Timing die notwendigen Zugriffsrechte.
Anschließend erscheinen Ihre Termine in der Zeitleiste:
Bitte beachten Sie, dass Timing nur Termine anzeigen kann, die auch in der Kalender-App Ihres Macs sichtbar sind. Wenn Sie z.B. Termine aus Ihrem Google-Kalender anzeigen möchten, erfahren Sie in unserer Dokumentation, wie Sie diesen mit der Kalender-App verbinden:
Schritt 7: Die Zusammenfassungs-Ansicht
Inzwischen hat Timing bereits einiges an Zeit für Sie erfasst. Jetzt geht es darum, aus diesen Informationen auch Erkenntnisse zu gewinnen!
Wählen Sie dazu "Zusammenfassung" in der Seitenleiste. Es erscheinen diverse Statistiken und Grafiken über Ihre Arbeitszeit:
Here's what these charts tell you, and why they are useful:
- Zeit insgesamt. Gibt einen schnellen Überblick, wie viel Zeit Sie insgesamt im gewählten Datumsbereich erfasst haben und wann Sie am meisten gearbeitet haben.
- Produktivität. Gibt einen groben Überblick darüber, wie produktiv die Zeit genutzt wurde und wann Sie am produktivsten waren.
- Ein Balkendiagramm, das zeigt, wie Ihre Zeit über Projekte und Zeit verteilt ist.
- Ein Tortendiagramm mit Ihren wichtigsten Projekten. Wenn in diesem Diagramm viele Ablenkungen zu sehen sind, können Sie diese in der "Aktivitäten"-Ansicht identifizieren und versuchen, diese in Zukunft zu vermeiden.
- Ein Tortendiagramm mit Ihren wichtigsten Apps.
Schritt 8: Berichte generieren
Nun, da Sie bereits einen groben Überblick über Ihre Zeit gewonnen haben, ist es an der Zeit, detaillierte Berichte zu erstellen. Diese sind z.B. sehr hilfreich, wenn Sie Stundenzettel für Kunden erstellen müssen. Dazu öffnen Sie jetzt die "Berichte"-Ansicht in der Seitenleiste:
Wenn Sie ein oder mehrere Projekte in der Seitenleiste auswählen, werden nur Informationen für diese Projekte angezeigt. Außerdem können Sie in der Werkzeugleiste am oberen Rand des Fensters den gewünschten Datumsbereich auswählen.
In der "Berichte"-Ansicht können Sie auch nach Belieben auswählen, welche Daten angezeigt werden sollen. Außerdem ist es möglich, jeden Bericht in diversen Formaten (z.B. Excel, CSV und PDF) zu exportieren.
Die einzelnen Berichts-Optionen werden in der Dokumentation ausführlich erläutert:
Schritt 9: Die Web-App
Kommen wir zu einem weiteren wichtigen Bestandteil des Timing-Ökosystems: der Web-App!
Mit der Web-App können Sie von überall auf Ihre Timing-Daten zugreifen. Dies ermöglicht diverse Anwendungsszenarien:
- Sie kann auf Ihrem Smartphone installiert werden, um unterwegs schnell Timer zu starten und zu stoppen.
- Mit der Web-API und der Zapier-Integration, können Sie Timing mit diversen anderen Diensten verbinden.
- Sie können in der Web-App auch Ihr Team verwalten und deren Arbeitszeiten einsehen.
Um von all diesen Funktionen zu profitieren, benötigen Sie ein Timing Sync-Konto. Anschließend können Sie einfach web.timingapp.com in Ihrem Webbrowser aufrufen.
Auch zur Web-App gibt es einen eigenen Artikel:
Schritt 10: Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen
Allein Zeit zu erfassen ist schön und gut. Aber zusammen macht es gleich viel mehr Spaß!
Zu diesem Zweck bietet Timing eine Team-Funktion. Mit dieser können Sie Projekte mit dem ganzen Team teilen:
Ihre Kollegen wiederum können Zeiten zu diesen Projekten hinzufügen, die Sie anschließend in der Web-App einsehen können. Auf diese Weise verschaffen Sie sich schnell einen Überblick verschaffen, woran Ihr Team arbeitet, und sicherstellen, dass Projekte nicht mehr Zeit als geplant benötigen:
Teammitglieder haben weiterhin die Möglichkeit, Zeiten für private Projekte zu erfassen. Diese sind für niemand anderen einsehbar. Lediglich die Zeit, die Team-Projekten zugewiesen wird, ist für ihren Manager sichtbar. Außerdem können Manager nicht überwachen, welche Apps, Dokumente und Webseiten ihre Kollegen benutzen – sie sehen lediglich die aufsummierte Gesamtzeit. Auf diese Weise bleibt die Privatsphäre aller Teammitglieder gewahrt.
Um loszulegen, erstellen Sie ein Team in der Timing-Web-App und laden Sie Ihre Kollegen zu diesem Team ein. Weitere Informationen finden Sie hier:
Zusammenfassung
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben den Timing-Crashkurs erfolgreich abgeschlossen!
Wir hoffen, dass Ihnen dieser Kurs einen guten Überblick gegeben hat, wie Sie mit Timing effizient Zeit erfassen und produktiver werden können. Wir würden uns außerdem freuen, Sie in Zukunft als Kunden bei uns begrüßen zu dürfen!
Wenn Sie noch mehr über Timing lernen möchten, empfehlen wir einen Blick in unsere Dokumentation; diese stellt etliche detaillierte Artikel zu den Funktionen von Timing bereit. Und sollten Sie Fragen haben, können Sie uns gern jederzeit über das Kontaktformular erreichen.