Timing-Schnellanleitung: In 10 einfachen Schritten zur erfolgreichen Zeiterfassung

Timing ist eine der umfangreichsten Zeiterfassungs-Apps, die es für den Mac gibt. Das heißt aber nicht, dass Timing auch kompliziert sein muss – folgen Sie einfach dieser Anleitung und in nullkommanichts erfassen Sie Ihre Arbeitszeit wie ein Profi!

Uns bei Timing ist es sehr wichtig, Ihnen Zeit zu sparen. Daher haben wir diese Anleitung möglichst kurz gehalten, mit optionalen Links zu Seiten, die mehr in die Tiefe gehen.

Inhaltsverzeichnis

Schritt 1: Ein Projekt erstellen, um Zeiten zu kategorisieren

Selbst wenn Sie nie ein Projekt erstellen, erfasst Timing automatisch, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Aber mit nur ein wenig Kategorisierung können wir diese Daten gleich noch viel wertvoller machen.

Dazu starten Sie als erstes die Timing-App. Anschließend erstellen Sie ein Projekt durch Klick auf die '+'-Taste in der Projektliste:

Um die zusätzlichen Eingabefelder in diesem Dialog brauchen Sie sich nicht zu kümmern; diese werden wir später behandeln. Geben Sie einfach einen Projekt-Titel ein und klicken auf "Projekt erstellen".

Falls Sie jetzt schon mehr über all die aufregenden Möglichkeiten, die Projekte bieten, erfahren möchten, empfehlen wir dazu folgenden Artikel in unserer Dokumentation:

Mehr Infos zu Projekten

Schritt 2: Dem Projekt Zeiten zuweisen

Super! Wir können jetzt dem neuen Projekt Zeiten zuweisen. Klicken Sie dazu auf "Zuordnen" in der Seitenleiste. Es erscheint eine neue Ansicht, in der Ihre Zeiten nach vier verschiedenen Kriterien gruppiert werden:

  • Websites. Diese Karte enthält die Domains von allen Webseiten, die Sie besucht haben.
    Nützlich, wenn Sie eine Website für ein bestimmtes Projekt verwenden.
  • Apps. Listet auf, wie viel Zeit Sie in jeder einzelnen App verbracht haben.
  • Pfade. Timing erfasst automatisch, in welchen Ordnern Sie Zeit verbracht haben.
    Diese Ordner gehören häufig zu bestimmten Projekten; wenn Sie den ganzen Ordner von dieser Karte auf ein Projekt ziehen, werden auch alle Dateien innerhalb des Ordners diesem Projekt zugewiesen.
    Dies funktioniert nicht nur mit Datei-Ordnern, sondern z.B. auch mit Mailboxen.
  • Schlüsselwörter. Timing extrahiert automatisch häufig vorkommende Wörter aus den Fenstertiteln und Pfaden, die es erfasst.
    Das ist hilfreich, wenn bestimmte Wörter (z.B. der Name des Projekts selbst) immer einem bestimmten Projekt zugeordnet werden können.

Um jetzt tatsächlich Zeiten zuzuweisen, ziehen Sie diese einfach von einer der Aktivitäts-Listen in den Karten auf ein Projekt:

Achten Sie darauf, wie sich die "Zeit-Pillen" in der Seitenleiste verändern, um der neuen Zuordnung Rechnung zu tragen.

Noch ein zusätzlicher Tipp: Wenn Sie die ⌥-Taste beim Ziehen gedrückt halten, erstellt Timing automatisch eine Regel, die diese Zuordnung in Zukunft automatisch vornimmt.

Mehr über das Zuordnen von Zeiten

Schritt 3: Regeln erstellen

Das Zuweisen von Zeiten mittels Drag-and-Drop haben wir bereits besprochen. Wenn Sie jeden Tag die gleichen Arten von Aktivitäten auf Ihre Projekte ziehen müssten, würde das allerdings ziemlich schnell langweilig werden.

Die Lösung für dieses Problem sind Regeln, die wir im vorherigen Schritt bereits kurz erwähnt hatten. Diese sind aber so wichtig, dass wir sie hier noch einmal separat behandeln: Mit nur ein paar Regeln können Sie 80-90% der Zeit für das Zuordnen von Aktivitäten einsparen.

Wenn Sie die ⌥-Taste beim Ziehen einer Aktivität auf ein Projekt gedrückt halten, wird Timing automatisch alle zukünftigen Aktivitäten dieses Typs auch diesem Projekt zuweisen.

Timing erlaubt es Ihnen auch, manuell noch feinere Regeln zu erstellen. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserer Dokumentation:

Mehr Infos zu Regeln

Schritt 4: Tätigkeiten erstellen

Mit Sicherheit verrichten Sie nicht all Ihre Arbeit vor dem Mac. Diese können Sie in Timing mit sogenannten Tätigkeiten (d.h. manuellen Zeit-Einträgen) erfassen.

Um Ihre erste Tätigkeit zu erfassen, rufen Sie die "Zuordnen"-Ansicht auf. In der Zeitleiste finden Sie diverse bunte Blöcke mit '+'-Symbolen; dies sind Vorschläge zum Erstellen von Tätigkeiten, die Timing automatisch für Sie generiert. Dazu erkennt es Blöcke von Zeiten, die zum gleichen Projekt gehören.

Klicken Sie einen dieser Blöcke an, beschreiben Sie was Sie gemacht haben, und klicken Sie anschließend auf "Tätigkeit hinzufügen":

Mit der Zeit lernt Timing, welche Tätigkeiten Sie häufig erfassen und schlägt diese automatisch vor.

Weil Tätigkeiten so wichtig sind, können diese auf diverse Arten erstellt werden. Auf diese Weise können Sie immer die gerade für die Situation passendste Methode wählen:

Mehr über Tätigkeiten

Schritt 5: Einen Timer starten

Wenn Sie bereits wissen, woran Sie gleich arbeiten werden, können Sie sich auf diese Tätigkeit festlegen, indem Sie einen Timer starten. Dies kann helfen, sich auf das aktuelle Ziel zu konzentrieren und Ablenkungen auszublenden.

Klicken Sie auf das Timing-Symbol in Ihrer Menüleiste und dann auf "Tätigkeit beginnen…":

Wenn Sie auf diese Weise einen Timer starten, fragt Timing Sie nach ein paar Details und weist solange alle folgenden Aktivitäten automatisch der entsprechenden Tätigkeit zu, bis Sie den Timer stoppen. Timing fragt außerdem in regelmäßigen Abständen nach, ob Sie weiterhin an der entsprechenden Tätigkeit arbeiten.

Um Zeit zu sparen, können Sie einen neuen Timer auch direkt über das Tastenkürzel ⌃⌥⌘T starten.
Zusätzlich bietet die Timing-Menü-Anwendung die Möglichkeit, Timer für die zuletzt verwendeten Tätigkeiten zu starten.

Noch mehr Methoden, um Tätigkeiten zu erstellen

Schritt 6: Den Kalender verbinden

Timing kann Termine aus Ihrem Kalender direkt auf der Zeitleiste einblenden und Tätigkeiten für diese erstellen.
Damit können Sie sicherstellen, dass alle Besprechungen erfasst und auch abgerechnet werden; keine wird vergessen.

Um die Kalender-Integration einzurichten, klicken Sie auf diesen Link und gewähren Timing die notwendigen Zugriffsrechte.

Anschließend erscheinen Ihre Termine in der Zeitleiste:

Bitte beachten Sie, dass Timing nur Termine anzeigen kann, die auch in der Kalender-App Ihres Macs sichtbar sind. Wenn Sie z.B. Termine aus Ihrem Google-Kalender anzeigen möchten, erfahren Sie in unserer Dokumentation, wie Sie diesen mit der Kalender-App verbinden:

Mehr Infos über die Kalender-Integration

Schritt 7: Die Übersicht

Inzwischen hat Timing bereits einiges an Zeit für Sie erfasst. Jetzt wird es darum gehen, aus diesen Informationen auch Erkenntnisse zu gewinnen!

Wählen Sie dazu "Übersicht" in der Seitenleiste. Es erscheinen diverse Statistiken und Grafiken über Ihre Arbeitszeit:

Here's what these charts tell you, and why they are useful:

  • Zeit insgesamt. Gibt einen schnellen Überblick, wie viel Zeit Sie insgesamt im gewählten Datumsbereich erfasst haben und wann Sie am meisten gearbeitet haben.
  • Produktivität. Gibt einen groben Überblick darüber, wie produktiv die Zeit genutzt wurde und wann Sie am produktivsten waren.
  • Ein Balkendiagramm, das zeigt, wie Ihre Zeit über Projekte und Zeit verteilt ist.
  • Ein Tortendiagramm mit Ihren wichtigsten Projekten. Wenn in diesem Diagramm viele Ablenkungen zu sehen sind, können Sie diese in der "Zuordnen"-Ansicht identifizieren und versuchen, diese in Zukunft zu vermeiden.
  • Ein Tortendiagramm mit Ihren wichtigsten Apps.

Schritt 8: Berichte generieren

Nun, da Sie bereits einen groben Überblick über Ihre Zeit gewonnen haben, ist es an der Zeit, detaillierte Berichte zu erstellen. Diese sind z.B. sehr hilfreich, wenn Sie Stundenzettel für Kunden erstellen müssen. Dazu öffnen Sie jetzt die "Berichte"-Ansicht in der Seitenleiste:

Wenn Sie ein oder mehrere Projekte in der Seitenleiste auswählen, werden nur Informationen für diese Projekte angezeigt. Außerdem können Sie in der Werkzeugleiste am oberen Rand des Fensters den gewünschten Datumsbereich auswählen.

In der "Berichte"-Ansicht können Sie auch nach Belieben auswählen, welche Daten angezeigt werden sollen. Außerdem ist es möglich, jeden Bericht in diversen Formaten (z.B. Excel, CSV und PDF) zu exportieren.

Die einzelnen Berichts-Optionen werden in der Dokumentation ausführlich erläutert:

Mehr über Berichte

Schritt 9: Die Web-App

Kommen wir zu einem weiteren wichtigen Bestandteil des Timing-Ökosystems: der Web-App!

Mit der Web-App können Sie von überall auf Ihre Timing-Daten zugreifen. Dies ermöglicht diverse Anwendungsszenarien:

Um von all diesen Funktionen zu profitieren, benötigen Sie ein Timing Sync-Konto. Anschließend können Sie einfach web.timingapp.com in Ihrem Webbrowser aufrufen.

Auch zur Web-App gibt es einen eigenen Artikel:

Mehr über die Web App

Schritt 10: Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen

Allein Zeit zu erfassen ist schön und gut. Aber zusammen macht es gleich viel mehr Spaß!

Zu diesem Zweck bietet Timing eine Team-Funktion. Mit dieser können Sie Projekte mit dem ganzen Team teilen:

Ihre Kollegen wiederum können Zeiten zu diesen Projekten hinzufügen, die Sie anschließend in der Web-App einsehen können. Auf diese Weise verschaffen Sie sich schnell einen Überblick verschaffen, woran Ihr Team arbeitet, und sicherstellen, dass Projekte nicht mehr Zeit als geplant benötigen:

Teammitglieder haben weiterhin die Möglichkeit, Zeiten für private Projekte zu erfassen. Diese sind für niemand anderen einsehbar. Lediglich die Zeit, die Team-Projekten zugewiesen wird, ist für ihren Manager sichtbar. Außerdem können Manager nicht überwachen, welche Apps, Dokumente und Webseiten ihre Kollegen benutzen – sie sehen lediglich die aufsummierte Gesamtzeit. Auf diese Weise bleibt die Privatsphäre aller Teammitglieder gewahrt.

Um loszulegen, erstellen Sie ein Team in der Timing-Web-App und laden Sie Ihre Kollegen zu diesem Team ein. Weitere Informationen finden Sie hier:

Mehr Infos zu Timing für Teams

Zusammenfassung

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben den Timing-Crashkurs erfolgreich abgeschlossen!

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Kurs einen guten Überblick gegeben hat, wie Sie mit Timing effizient Zeit erfassen und produktiver werden können. Wir würden uns außerdem freuen, Sie in Zukunft als Kunden bei uns begrüßen zu dürfen!

Wenn Sie noch mehr über Timing lernen möchten, empfehlen wir einen Blick in unsere Dokumentation; diese stellt etliche detaillierte Artikel zu den Funktionen von Timing bereit. Und sollten Sie Fragen haben, können Sie uns gern jederzeit über das Kontaktformular erreichen.

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